Tal van organisaties botsen regelmatig tegen de uitdagingen die een overzichtelijk documentbeheer met zich meebrengt. Ze missen vaak een gecentraliseerd systeem. Zodra medewerkers doorstromen naar een nieuwe functie of het bedrijf verlaten, volgen verschillende werkwijzen elkaar in snel tempo op. Hierdoor verliest men vaak het overzicht en gaat er waardevolle informatie verloren. Ontdek in dit artikel 4 tips voor efficiënt documentbeheer.
Documentbeheer wordt al snel chaotisch wanneer iedereen werkt volgens zijn eigen methodes. Wil je dit voorkomen, dan leg je best duidelijke afspraken en standaarden vast voor het opslaan, benoemen en categoriseren van documenten. Denk aan een vaste mappenstructuur, duidelijke bestandsnamen, en regels voor het opslaan van versies. Door één uniforme werkwijze te hanteren, kunnen medewerkers snel documenten terugvinden en blijft alles overzichtelijk.
Wanneer er meerdere medewerkers aan dezelfde documenten werken, kan het wel eens gebeuren dat wijzigingen per ongeluk verloren gaan. Versiebeheer zorgt ervoor dat je altijd een overzicht hebt van wie wat wanneer heeft aangepast. En je kan altijd teruggaan naar een vorige versie als dat nodig is. Hierdoor kan je fouten vermijden en zorg je ervoor dat iedereen met de meest recente versie aan de slag gaat.
Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot alle documenten. Met een helder beleid voor toegangsbeheer kunnen vertrouwelijke bestanden beter beveiligd worden en blijft de informatievoorziening overzichtelijk.
Heel wat bedrijven verliezen het overzicht doordat documenten verspreid staan op verschillende locaties. Een oplossing zoals het Arxs-platform kan dit proces stroomlijnen. Het centraliseert documenten, maakt ze toegankelijk voor de juiste personen, en kan ze koppelen aan bedrijfsassets en -processen. Van een MSDS-fiche die hoort bij een gevaarlijk product, over het verslag van een wettelijke controle tot de plannen van je gebouw. Het zorgt er dus voor dat waardevolle informatie niet verloren gaat. Zelfs niet wanneer er verloop binnen je organisatie is.
ArXs is niet zomaar een softwareleverancier. We willen een partner zijn in je succes. Het ArXs-team staat voor je klaar tijdens elke stap, van implementatie over training tot alle vragen daarna.
Heb je nood aan een oplossing die je niet alleen helpt om je incidentbeheer te stroomlijnen, maar je volledige preventie en facility management combineert en rekening houdt met kwaliteit en milieu? Dan is het ArXs-platform jouw oplossing. Contacteer ons vandaag nog en we tonen je graag hoe onze oplossing jouw site kan transformeren.
